采购订单申请单

申购是代表客户正式请求服务或产品的过程 your department. 申请单的审核和处理由 Procurement Services and Contract Services.

Plan Ahead

• 哪些产品/服务需要申请?

  • 您需要提交以下申请:

    • 有条款和条件的产品/服务.
    • 合同、协议和谅解备忘录 需要上海大学的签名.
    • 资讯科技软件(包括免费软件).
    • 在校园内提供的服务.
    • Customized products.
    • 家具及固定装置[pdf].

     

    在下列情况下，你亦须提交申请书:

    • 您需要帮助确定产品/服务的供应商.
    • 您的购买请求不符合其他 Ways To Pay.
• 我需要附上什么?

  • 你可能需要在申请书内附上以下文件:

    • Price Quote/Estimate.
    • Scope of Work [pdf]、建议书、谅解备忘录或未签署的合同.
    • 软件技术征用影响评估表(TRIA.
    • 活动招待表格[pdf].
    • 装置、家具及设备安装许可证申请[pdf].

     

    您可能还需要提供:

    • 产品说明(e).g.(零件/型号、数量、品牌/制造商).
    • 供应商联系信息(如有).
• 我还应该考虑什么呢?

  • 你可能要考虑:

    • Supporting 本地和小型企业.
    • Requesting insurance for campus events.

    你还应该计划你的时间表:

    • 你们想要的交货日期是什么时候?
    • 你们计划用2-8周的时间进行合同谈判和PO处理吗?
    • 你计划好了吗 新供应商的入职培训，这需要额外的处理时间?
    • 您是否看过50K以上商品/服务的投标要求?
    • Have you considered special approvals 这可能是必需的? 

提交申请单

在整个申请过程中 战略采购-采购服务团队 将作为一个合作伙伴，帮助部门利用他们的采购 电力，利用系统范围的合同，遵守联邦和州的指导方针，并建立 与新供应商的关系.

• 如何提交申请?
  • 部门通过提交申请 FTS after receiving training. 一旦获得批准官员的批准，采购申请单就可以提供给采购部门 服务团队第二天进行处理.
    
    有关详细说明，请参见 Requisition tutorial.
• 提交申请后会发生什么?

  • 一旦申请单被提交并批准 FTS，分发给采购服务队. 他们将审查请求， 确认价格和可用性，协商条款和条件(如需要)，以及 然后将申请单转换为采购订单(PO). 订单将被发送到 供应商，并在双方同意条款和条件时定稿.

    Important: 在PO最终确定之前，部门不应该向供应商下订单.

• 我的部门的职责是什么?

  • • 不代表菠菜网lol正规平台签署任何合同. See 合同政策的授权.

    • Review the 采购付款指引 看看这是否是正确的采购选择.

    • 输入申请单 FTS.

    • 在适当的时候提供报价/备份文件.

    • 对于不属于FTS的新供应商，您必须从以下选项中选择一个 在作为供应商的申请中:

      -新供应商(编号000004233)
      -投标供应商(编号0000043480)
      -供应商编号$ VALUE(编号0000043479)

    • 有关上述供应商的更多信息，请参见 新供应商申请流程.
• 我可否向同一供应商多次采购?

  • 当您想要使用一个供应商时，我们可以设置一揽子采购订单(BPO) 在规定的范围、期限内对商品或服务提出多项要求的 同一财政年度内.
    
    BPO上要求的金额应该反映你整个财政年度的需求. 如果你不确定请求的金额，研究费用或回顾你以前的 purchase history. 这个金额应该包括运费和税. BPO’s may not exceed $49,999.

    Please see Blanket Orders 详细信息.

• 什么时候需要征求意见?

  • 当申请量超过一定金额时，我们作为犯罪现场调查组有责任 校园考虑来自其他供应商的邀请并参与竞争 bidding. 与不同类型的采购请求相关的要求见下文。 按金额计算.

• 招标投标限额和要求是什么?

  • 投标限价门槛由申请和商品的金额决定 type.

    Please review the 投标限制的门槛和要求 了解您的采购的处理时间和投标要求 requests.

• 有办法加快招标过程吗

  • By utilizing an SB/DVBE Option [pdf]，部门可绕过招标程序购买价值介乎两者之间的货品/服务/资讯科技 $5,000.01 and $249,999.99元(如属公共工程合约，最高可获罚款33.3万元) 至少两家此类企业的报价.

发出采购订单

在采购服务团队与供应商完成申请后，他们 是否会向供应商和部门联系人发出采购订单. The department 然后可以要求履行他们的商品/服务吗.

当PO发出时，我们的财务系统也会预留总金额 PO作为预算目的的“负担”. 你可以用 如果发票金额等于或少于产权负担，则为PO. To learn how to 运行财务报告，请参阅我们的 培训和教程.

Important: 在PO发出之前，不应支付货物/服务.

• 订单发出后会发生什么?

  • 一旦PO完成，部门和供应商会收到一份PO的复印件.

    本部门负责:

    • 跟踪供应商，确认交货时间和状态
    • 验证发票提交给付款服务
    • 确保所有文档都引用了订单号
    • 收到货物或批准付款时，及时响应付款服务 required.

    
    供应商负责:

    • 按照订单的要求完成订单
    • 提交付款发票
• 如果我的订单有问题，我应该联系谁?

  • 本部门应与供应商合作解决其订单中的任何问题. This includes:

    • Damage to goods
    • Missing items
    • Returning a product
• 我如何向供应商付款?

  • 在您收到产品/服务后，供应商或部门将需要 to submit an invoice to Payment Services.
    
    如果发票金额等于或，则只能根据PO处理付款 少于留置金额.

• 如何更改或关闭订单?

  • 当PO的余额为0美元时，它应该自动关闭. If you need 要增加、减少或关闭PO，请参见 Change Orders page.
    
    我们建议各部门 检讨他们的公开合约[pdf] 在财政年度结束前关闭，如果订单已经完成.

Additional Guidelines

根据所采购的商品或服务，提供补充文件 和/或指导可能适用于您的申请. Please see the Forms and Resources.